Jelenlegi hely

Céges nap szervezése – 1. rész

Két héttel ezelőtt az egyik hazai élelmiszerlánc kért árajánlatot tőlünk az ez évi céges napjuk délutáni programjainak összeállítására és megszervezésére. Az alábbi blogban azt szeretném bemutatni, milyen út vezet a megkereséstől az ajánlatadásig, hogyan dolgozunk mi, a SzegedOffice csapata.

A megkeresés során begyűjtöttük a legfontosabb információkat:

  • Mikor és hol lesz a rendezvény?
  • Mennyien vesznek részt rajta?
  • Mi a célja? (Céges nap esetében elsődleges a lojalitás, a vállalattal való azonosulás, a csoportkohézió erősítése, a résztvevők közötti informális kommunikáció támogatása)
  • Kik alkotják a célcsoportot? (nem, kor, pozíció, érdeklődési kör stb.)
  • Mi volt a tavalyi program?
  • Inkább aktívak vagy inkább passzívak a résztvevők? stb.

Mivel dolgoztunk már együtt a céggel, így valamelyest képben voltunk, de míg korábban az egyik élményalapú csapatépítő programunkon vettek részt 40 fővel, addig a mostani egy komplexebb rendezvény lesz, amelyen előreláthatólag 300-400 főről szükséges gondoskodnunk.  

Miután minden információt beszereztünk, jött a nagy brainstormingolás, amikor is szabad teret hagyva a fantáziának, mindenféle – olykor eszement – ötletet is leírunk, majd ezeket kiválogatjuk, csoportosítjuk, meghagyjuk, kidobjuk, átírjuk, tisztázzuk, továbbgondoljuk vagy éppen lecsupaszítjuk, mígnem marad néhány olyan elképzelés, ami megvalósítható, összhangban van, vagy összhangba hozható a program céljával, a célcsoporttal, vagy ha heterogén a csoport, akkor kellően változatos, mindemellett pedig természetesen szórakoztató, érdekes és ösztönző. Szeretünk nagyot álmodni!

Miután a programnak megfelelő legjobb ötleteket kiválogattuk, még egyszer átgondoljuk, akár fejben végigpörgetve a teljes céges napot, hogy melyek azok, amiket bármi is történjen, kár lenne kihagyni. Ezekre az ötletekre helyezzük a legfőbb hangsúlyt. Bár sokszor előfordul, hogy a megvalósításhoz erőn felül szükséges teljesíteni, számunkra ez sosem jelentett problémát.  

A megrendelőnek, mielőtt döntene, nyilván az egyik legfontosabb kérdése, hogy mennyi? Mivel a programok egy jó részének igen nagy az eszközigénye, így a következő lépés, az árak összegyűjtése. Vannak olyan speciális kellékeink, amelyeket megvásárolni nem, csak elkészíttetni lehet, de olyanok is, amiket külföldről szerzünk be. Természetesen egyes eszközök itthon is megvásárolhatóak, de mindenképpen tudni kell, hogy mit hol érdemes beszerezni. Mindemellett a raktárunk is tele van különféle speciális eszközökkel.  

Ezen a ponton a mi fejünkben már megszületett a teljes koncepció, na de hogyan is adjuk ezt át a megrendelőnek? Első körben úgy, hogy az ajánlat mellé készítünk egy fotóanyaggal ellátott ismertetőt. Mivel szeretünk választási lehetőséget is felkínálni a megrendelőnek, így általában rugalmas ajánlatokat készítünk, amelyből lehet válogatni.

Miután ezt elküldtük, felajánljuk a személyes találkozás lehetőségét, hogy szóban is ismertetni tudjuk az elképzeléseinket, illetve, hogy azonnal válaszolhassunk az esetlegesen felmerülő kérdésekre. A személyes találkozó bár előre sokszor félelmetes, ugyanakkor nagyon hasznos tud lenni.

A találkozó napján zuhogott az eső, amikor leparkoltunk a cég irodaháza előtt. Esernyő nélkül, kissé zihálva léptünk be az épületbe, ahol azonnal egy számunkra nagyon pozitív meglepetés fogadott. A falitáblán a korábbi csapatépítő programon a résztvevők által közösen elkészített plakátok voltak kitűzve. Apróságnak tűnhet, de valójában ezek a visszajelzések azok, amelyekért érdemes csinálni.

Figyelem! Hamarosan folytatása következik!